De boekhouding – doe je het zelf of laat je het doen?

De boekhouding is nu niet bepaald de leukste taak van een ondernemer. Of je nu een eenmanszaak of een wat groter bedrijf runt, je zult al vrij snel moeten bepalen of je de administratie wilt laten uitbesteden of zelf wilt gaan doen.

Om die keuze te maken is het verstandig om eerst eens te kijken naar wat de boekhouding precies inhoudt, wat het kost om te laten doen en wat de gevolgen kunnen zijn er iets niet goed wordt aangepakt. Op die manier weet je beter waar je financieel aan toe bent.

Waaruit bestaat de boekhouding?

Heel kort samengevat bevat de boekhouding een overzicht van de inkomsten, uitgaven en de winst van het bedrijf.

Deze gegevens bieden inzicht in de gezondheid van het bedrijf en, nog belangrijker, ze zijn nodig voor de belastingaangifte.

Voor een bedrijf dat dagelijks veel inkopen doet (denk aan materialen, voedingsmiddelen e.d.) en veel facturen verstuurt, is de boekhouding een stuk ingewikkelder dan voor een zelfstandig ondernemer die geen inkopen hoeft te doen en die aan het einde van de maand slechts een paar facturen naar een handjevol klanten hoeft te sturen.

Het opzetten van de boekhouding begint met je eigen btw-nummer en zakelijke bankrekening. Vervolgens moeten alle inkomsten en uitgaven genoteerd worden in een boekhoudprogramma. Er zijn verschillende soorten programma’s voor verschillende doeleinden, afhankelijk van de grootte en de complexiteit van het bedrijf.

Even belangrijk is het ordenen en bewaren van alle (online) documenten zoals facturen, bankafschriften, offertes, kassabonnen, reiskosten en alle andere relevante documenten. Al deze gegevens moeten minstens 7 jaar bewaard worden.

Hoeveel tijd heb je beschikbaar voor de administratie?

Ook moet je jezelf afvragen hoeveel tijd je in principe maximaal aan de administratie zou kunnen of willen besteden. Een zelfstandig ondernemer met slechts een paar facturen per maand kan in principe alles netjes voor elkaar hebben in slechts één uurtje per maand. Maar voor een bedrijf met veel uitgaven, inkomsten en meerdere personeelsleden ben je al snel een dag of twee per maand bezig.

Administratie

Wat kost een boekhouder?

Een belangrijke reden waarom veel starters in eerste instantie proberen om zelf de boekhouding te doen, is om kosten te besparen. Een zelfstandig ondernemer die niet of nauwelijks kosten maakt en weinig facturen stuurt kan meestal wel een boekhouder vinden voor tussen de 500 en 800 euro per jaar. Voor een klein bedrijf met meerdere personeelsleden, regelmatige inkopen en facturen moet je rekenen op ongeveer drie keer zo veel.

Wat kan er gebeuren als ik iets fout doe tijdens de belastingaangifte?

De meest voorkomende ‘fout’ is dat men niet op tijd aangifte doet. Meestal krijg je dan niet meteen een boete maar eerst een herinnering en vervolgens een aanmaning. Pas daarna wordt er een boete gegeven. Deze verzuimboete ligt bij het eerste verzuim op ongeveer 400 euro, maar kan oplopen tot meer dan 5000 euro.

Heb je in de aangifte bepaalde inkomsten niet aangegeven of onjuist aangegeven dan bepaalt de belastingdienst eerst of dit opzettelijk is gebeurd of niet. Vervolgens wordt bepaald hoe hoog de boete zal worden. Is de belastingdienst van mening dat het opzettelijk is gebeurd dan zal 150% van het niet aangegeven bedrag als boete betaald moeten worden. Wanneer het niet opzettelijk is gebeurd dan zal er normaal gesproken 75% van het bedrag als boete betaald moeten worden.

Leer zelf boekhouden via een cursus

Gelukkig zijn er online prima cursussen te vinden voor startende ondernemers en ZZP’ers waarin je kunt leren hoe je op een efficiënte manier zelf je boekhouding kunt doen met een eenvoudig boekhoudprogramma. Dit kan een zinvolle investering zijn voor ondernemers die vol vertrouwen zelf aan de slag willen gaan met hun boekhouding.

Belastingtips

Elk jaar komt die deadline voor het aangeven van je inkomstenbelasting weer sneller dan je denkt en vaak vergeten mensen de tijd te nemen om even te kijken hoe ze hun inkomstenbelasting zo laag mogelijk kunnen houden en hoe ze de stress die met het opstellen van de aangifte gepaard gaat kunnen vermijden. Daarom geven we je hieronder enkele tips om het dit jaar beter te doen.

Begin er op tijd aan

Meestal moet je persoonlijke inkomsten-aangifte gebeuren voor de 30e april. Voor mensen die als zzp’er werken en hun echtgeno(o)te is dit meestal ongeveer half juni. Maar als je belastingen moet betalen dient dit wel voor eind april te gebeuren. Let op, als je je zakelijke activiteiten hebt ondergebracht in een onderneming die jou een loon uitbetaalt dan ben je dus geen zelfstandige en moet je voor eind april je aangifte indienen.

Als je te laat bent met je aangifte kan dit je op boetes en interesten komen te staan. Zelfs als je niet de mogelijkheid hebt om je uitstaande belasting op tijd te betalen moet je toch op tijd je aangifte doen om deze boetes te vermijden.

Gebruik software

Door de gepaste software te gebruiken voor het aangeven van je belastingen profiteer je van een aantal belangrijke voordelen. Het is gewoonlijk eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig. Bovendien helpt het programma je om je kredieten te optimaliseren, net zoals kostenposten. Ook zal een goed programma je nuttige tips geven aangepast aan jouw persoonlijke aangifte.

Veel software laat ook toe om de aangifte via elektronische weg te versturen. Dit bespaart je tijd en moeite maar zorgt meestal ook voor een snellere verwerking ervan. Mocht je software niet goedgekeurd zijn voor elektronische aangiftes kan je dit, tegen betaling, laten doen door een erkende ‘Efile’-agent.

Hoewel papieren aangiftes voorlopig nog toegelaten zijn wordt de elektronische aangifte wel steeds meer gestimuleerd en voor bepaalde grote bedrijven en sectoren zelfs verplicht gesteld.

Het is overigens niet omdat je elektronisch aangifte doet dat je geen papieren kopie van je boekhouding moet bewaren. Mocht de belastingdienst een controle willen doen zal je nog altijd alle papieren bewijsstukken moeten kunnen voorleggen. Of je elektronisch aangifte doet of niet heeft overigens absoluut geen invloed op de kans die je loopt om gecontroleerd te worden door middel van een routinecontrole of audit.

Naast elektronische aangiftes kan je de laatste jaren ook je betalingen op steeds meer manieren elektronisch doen. Via een kredietkaart of online banking bijvoorbeeld.

De belastingdienst

 

Boekhouden met Excel

Een professionele boekhouder in dienst nemen zonder deze een loon te moeten betalen? Dat kan met Microsoft Excel. Het programma biedt een waaier aan essentiële functies die je zullen helpen een boekhouding bij te houden zoals facturatie- en rekenfuncties. Of je nu je huidige boekhouder het werk wat lichter wilt maken of simpelweg een aantal boekhoudprocessen wil automatiseren, op Excel kan je rekenen.

Uitgebreid pakket

De boekhouding van elke organisatie is natuurlijk verschillend. Maar met het rekenprogramma van Microsoft kan je elke boekhouding vlot omzetten in een werkblad. Zelfs als je niet vertrouwd bent met dit programma zal je de structuur ervan herkennen van andere Office-programma’s. Om je eerste eenvoudige werkblad in te stellen klik je op een cel en begin je te typen. Meestal zal je een rij titelkolommen aan de bovenkant hebben en één aan de zijkant. Je zal misschien één werkblad willen maken dat al je te ontvangen inkomsten bijhoudt, één dat je een overzicht geeft van al je te betalen facturen, één voor de investeringen, één voor eigendommen, inventaris, salarissen enzovoort. Eens je je eerste werkblad gemaakt hebt kan je dit opslaan als model voor je andere werkbladen.

Sjablonen

Je zult je nog altijd zelf moeten bezighouden met je boekhouding of dit uitbesteden aan je personeel of een boekhoudkantoor maar door gebruik te maken van alle sjablonen die Excel je te bieden hebt zal je wel veel tijd en moeite kunnen uitsparen. Je vindt deze sjablonen via het Bestand-menu waar tal van prefab sjablonen kunnen gevonden worden voor facturatie, budgetten, bedrijfsrapporten en nog veel meer. Als je zo een sjabloon opent dan zal je daarin de macro’s vinden en de plaatsen waarop je gegevens moet invullen waarna je deze zo naar een collega of klant kan sturen. Je kan de sjablonen volledig aan je eigen wensen aanpassen. Zo kan je een logo toevoegen bijvoorbeeld om je bedrijfsstijl ook in de boekhouding toe te passen.

Macro’s en formules

Of je het programma nu enkel gebruikt voor het uitvoeren van moeilijke berekeningen of voor het bijhouden van een volledige boekhouding, met macro’s en formules kan je je het leven veel gemakkelijker maken. In plaats van de berekeningen zelf uit te voeren kan je dit pakket zo programmeren dat het deze voor jou doet. In het Formules-menu vind je een veelheid aan functies die we macro’s noemen. Dit zijn kleine formules die worden uitgevoerd op de cellen die je aanduidt. Je kan ook je eigen macro’s en formules opslaan zodat je deze steeds opnieuw kunt gebruiken en zo tijd winnen.

 

Een eenvoudig boekhoudprogramma voor zzp

Als zaakvoerder van een kleine onderneming zonder personeel heb je meestal een behoorlijk eenvoudige boekhouding. Deze kan je zelf bijhouden zonder daarvoor een boekhouder in dienst te moeten nemen of een extern boekhoudkantoor te moeten aanstellen. Maar welke programma’s kunnen je helpen om zelf je boekhouding te verzorgen? Vandaag bekijken we enkele programma’s die in de ‘cloud’ werken.

Het voordeel van programma’s in de cloud is dat je ze niet zelf op je bedrijfscomputers hoeft te installeren. Je kan ze meestal vanuit een browser bedienen en het enige dat je daarvoor nodig hebt is een eenvoudige computer, tablet of telefoon met internetverbinding. De programma’s worden automatisch bijgewerkt zodat je je ook daar geen zorgen over moet maken. Je kan al je gegevens benaderen van waar ook ter wereld, thuis op de bank of op kantoor. Bovendien zijn je gegevens veilig opgeslagen op een internetserver waardoor je niet het risico loopt deze kwijt te raken door een virus, inbraak of brandschade.

Laten we eens een aantal voorbeelden bekijken.

FreshBooks

FreshBooks is een eenvoudige cloud-gebaseerde applicatie voor boekhouden, speciaal ontworpen om zaakvoerders van kleine bedrijven te helpen zich te organiseren. Omdat het om een zogenaamde ‘gehoste applicatie’ gaat is je data overal toegankelijk vanop eender welk apparaat met internet. Ze is echter wel goed beveiligd en er worden ook constant backups van gemaakt.

Freshbook biedt opties voor online betalingen, het opvolgen van uitgaven, boekhoudrapporten en de betaling van belastingen. Je kan je facturen personaliseren, incassoberichten sturen naar je klanten, en automatische en terugkerende kostenposten bijhouden. Uiteraard kan je ook winst- en verliesrapporten maken.

Wat vaak geapprecieerd wordt aan FreshBooks is het feit dat het programma nieuwe gebruikers bij de hand neemt door hen stap per stap zaken te laten uitproberen en door hulpinformatie weer te geven in kleine vensters die verschijnen telkens je een nieuwe taak begint. Je kan deze uiteraard uitschakelen eens je vertrouwd bent met het programma.

Goedkoop boekhoudprogramma

Quickbooks Online Simple Start

Quickbooks Online Simple Start maakt het creëren van facturen en het downloaden van banktransacties zeer eenvoudig. Quickbooks bestaat ook in een offline en standalone versie maar de online cloud-gebaseerde versie van het programma is voor veel zzp-ers waarschijnlijk voldoende. Ze is te gebruiken vanaf 13 dollar per maand en laat naast de reeds genoemde functies ook toe om je verkopen en uitgaves op te volgen en om je bedrijfsgegevens te bekijken op alle mogelijke mobiele toestellen. Andere handige functies zijn het printen van cheques en het exporteren van data naar Microsoft Excel. Mocht je toch meer functies nodig hebben dan kan je add-ons bijbestellen. Zo is er de Payroll Bundel om loonadministratie te doen en is er ook een add-on om kassafuncties te verrichten.

Meer lezen over eenvoudige & goedkope online boekhoudprogramma’s? Check dan http://zelfboekhouden.org/kennisbank-boekhouden/boekhoudprogramma/eenvoudig-boekhoudprogramma-nieuwe-boekhouder/
van Elma de Bruijn.

Je boekhouding zelf doen

Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is je uitgaven en kosten onder controle te houden natuurlijk. Eén van de zaken waar je op kan besparen als je een eenvoudige boekhouding hebt is deze zelf bij te houden.

Misschien ben je je bedrijf begonnen met de hulp van een professionele boekhouder en heb je ondertussen een cursus gevolgd om zelf de basisregels voor boekhouden te leren. Nu moet je natuurlijk de volgende stap nemen en je verder meester maken van je boekhoudprocessen. De beste manier om dit te doen is door het zo snel mogelijk zelf te doen, eventueel onder begeleiding van een ingehuurde boekhouder. Op deze manier heb je zelf een veel beter zicht en controle over je onderneming en sta je in een sterkere positie om later eventueel personeel in dienst te nemen en te trainen mocht je zaak groeien.

Software

Eén zaak die erg belangrijk is als je zelf je boekhouding wilt verzorgen is het kiezen van het juiste softwareprogramma. Door een programma te kiezen op maat van jouw bedrijf en met enkel die functies die je nodig hebt kan je je leven veel gemakkelijker maken.

Om gegevens in die programma’s in te voeren hoef je uiteraard geen gediplomeerde boekhouder te zijn. Wel is het belangrijk dat jij als bedrijfsleider volledig begrijpt wat de wettelijke vereisten zijn voor een boekhouding en hoe je daarbij te werk moet gaan.

Het enige aspect van de boekhouding dat meestal beter kan overgelaten worden aan gespecialiseerd personeel of aan een extern kantoor is de loonadministratie. Deze is behoorlijk ingewikkeld en onderhevig aan allerlei wet- en regelgeving die ook nog eens regelmatig verandert. Het is voor je personeel niet leuk als hier fouten in gebeuren maar voor jou als bedrijfsleider kan het helemaal zuur opbreken als je grootschalige correcties op lonen of sociale zekerheidsbetalingen moet gaan doen omdat daar fouten in gemaakt zijn. Laat dit dus liever aan specialisten over.

De balans

De balans is een tijdsspecifiek financieel rapport. Het is een momentopname van alle activa en passiva en het verschil tussen die twee cijfers geeft je eigen vermogen weer. In de regel wordt een balansblad opgemaakt met bovenaan de meest liquide middelen en onderaan de minst liquide. Zo staat bovenaan steeds het contante geld waarover je onderneming beschikt. Daarop volgen de lopende incasso’s, de inventaris, het vastgoed enzovoort.

Dit wordt een balans genoemd omdat je activa altijd in evenwicht moeten zijn met je passiva en je eigen vermogen. Op deze manier een boekhouding in balans bijhouden geeft je de zekerheid dat alle transacties correct werden geregistreerd.